мая
06
2021

Как эффективно управлять деятельностью поставщиков

Мировые гиганты, такие как Toyota, Tesco, Walmart, GE или Nissan, давно применяют инструменты управления эффективностью поставщиков. Крупные российские компании, которым ежедневно приходится взаимодействовать с тысячами поставщиков, тоже задумываются о внедрении подобных программ в службах закупок.

Система управления эффективностью деятельности поставщиков (УЭДП) – это инструмент для совместной работы с поставщиками по закупкам категорий материалов и услуг, которые имеют критическую важность для бизнеса. Она касается всех этапов сотрудничества – выбора, оценки, получения обратной связи и развития поставщиков.

Цель такого управления – сделать отношения с поставщиками более продуктивными, способствовать адаптации поставщиков к требованиям бизнеса и, как следствие, получить дополнительный экономический эффект от управления закупками.

Однако эффективное сотрудничество с поставщиками начинается не на пустом месте. Каковы предпосылки для внедрения программы управления эффективностью поставщиков в компании?

1. Компания сначала должна сегментировать поставщиков, исходя из анализа затрат, важности категории для бизнеса и возникающих рисков. Весьма часто компании классифицируют поставщиков неформально и бессистемно, а это не позволяет создать стратегическое партнерство и добиться того, чтобы поставщики развивали свои бизнес-процессы и производственные мощности вслед за требованиями бизнеса.

2. Стратегия закупок категорий должна быть долгосрочной. Наиболее распространенная стратегия закупок – на короткую перспективу. Она начинается с проведения тендера, определения минимальной цены закупки и заканчивается заключением договора, тогда как управление эффективностью поставщиков подразумевает более длительные отношения. Обе стороны должны быть постоянно вовлечены в процесс совершенствования поставок и закупок, внедрять инновационные решения и укреплять взаимовыгодный союз.

3. Сотрудники должны обладать достаточной квалификацией. Наиболее распространенный набор требований для специалиста по закупкам ограничен навыками анализа рынка, умениями проводить закупочные процедуры, переговоры, делать сравнительный анализ цен и заключать договоры. Но для эффективного управления поставщиками дополнительно нужны лидерские качества, умение оказывать влияние и управлять изменениями. Зачастую между подразделениями возникает внутренняя конкуренция, которая препятствует эффективному взаимодействию с поставщиками и бизнес-подразделениями и осложняет жизнь закупщикам. Специалисты по закупкам должны обладать соответствующими качествами, чтобы делать свою работу в таких условиях.

4. Топ-менеджмент компаний должен быть заинтересован в повышении эффективности сотрудничества с поставщиками. Иначе программа не даст ожидаемого эффекта.

Большинство компаний регулярно пытаются анализировать эффективность поставщиков, но, как показывает практика, у них нет инструментов, чтобы в режиме реального времени делать точную и полную оценку и тем самым повысить качество принимаемых решений.

Проанализировав распространенные проблемы во взаимодействии с поставщиками, мы создали навигатор по инструментам управления эффективностью поставщиков.

1. Вы хорошо представляете статус поставщиков и их роль для компании? Имеются ли в этом пуле стратегические партнеры или, напротив, поставщики, поставляющие некритичные и малоценные материалы и оказывающие разовые услуги? Если ответ отрицательный, рекомендуется разделить поставщиков на два сегмента: тех, с кем возможно стратегическое партнерство для внедрения инновационных решений для снижения затрат (в частности, расходов на эксплуатацию приобретенного оборудования), а также тех, кого необходимо развивать и кому еще предстоит дорасти до уровня требований вашей компании к качеству и срокам поставок.

2. Определите, по каким критериям и когда необходимо оценивать поставщика. Мы предлагаем использовать оценку поставщиков не только на этапе принятия решения о заключении договора, но и на этапе его исполнения.

3. Оцените структуру стоимости материалов и услуг, а также совокупной стоимости владения оборудованием, если речь идет о покупке оборудования. Желательно учитывать не только закупочную цену оборудования, но и затраты, возникающие при эксплуатации (техосмотры, ремонты, энергопотребление), которые мало кто регулярно отслеживает. Затраты на эксплуатацию оборудования могут значительно превышать закупочную стоимость, поэтому важно разрабатывать и внедрять с поставщиками энергоэффективные решения для снижения совокупных затрат.

4. Нужно внедрять современные технологии для мониторинга эксплуатации закупленного и установленного оборудования. Информирование ключевых пользователей с применением интернета вещей, озер данных, предиктивной аналитики, мобильных приложений и чат-ботов поможет лучше управлять кризисными ситуациями и оперативно подключать к их улаживанию поставщиков.

5. В договорах с поставщиками должны присутствовать карты KPI, которые позволяют оценить их эффективность: своевременность и комплектность поставок, качество материалов и услуг, способность поставщика выстроить систему эффективной коммуникации и решать возникающие в ходе сотрудничества вопросы. Хорошо, если они подкрепляются мерами мотивации поставщиков, например увеличением объема закупок, заключением долгосрочных договоров и материальным стимулированием. Можно премировать их, например, за вклад в снижение затрат компании.

6. Старайтесь получать обратную связь как можно чаще. Рекомендуется устраивать форумы и деловые завтраки, которые помогут компании не только шире взглянуть на проблемы во взаимодействии с поставщиками, но и вовлечь все заинтересованные стороны в открытый диалог о совершенствовании закупочных процессов.